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論壇文章
R.A.D.A.R.團隊效率再現挑戰不可能任務

專訪:謝雲捷經理(財團法人聯合信用卡處理中心行政管理部)
撰稿:叡揚資訊行銷總處

人力資源管理系統向來為企業發展所不可或缺的重要工具,企業組織要建置並導入一個人力資源管理系統,通常需要4至6個月的時間,期間除必須克服內部文化的衝擊外,對於新舊系統的轉換磨合期,以及員工本身的執行適應能力,在成為系統導入成敗與否之關鍵。而「財團法人聯合信用卡處理中心」(以下簡稱NCCC)在以兩個半月的時間,面臨種種挑戰,並順利在今年6月21日成功改版升級至新版R.A.D.A.R.人力資源管理系統,著實為難能可貴的經驗。

提升行政效率 人力管理系統升級擴充

NCCC不僅扮演著國內信用卡清算中心及授權轉接中心的重要角色,更承接了多項複雜的信用卡作業服務,舉凡提供信用卡共用的資源平台,執行信用卡等支付卡片交易處理及帳務撥轉的相關事宜,更以創新、合作、安全管制、客戶導向的NCCC經營理念,透過合作機制及有效管理創造顧客至上的服務。

NCCC行政管理部經理謝雲捷表示,該中心使用叡揚資訊提供的人力資源管理系統已有一段時間,藉由操作便捷的線上系統作業,已能將繁瑣的行政程序簡化,且在搭配軟體工具的運用下提高作業效能。

近年來隨著電腦科技快速的發展,原先該中心所使用的舊有系統元件,因國際電腦系統廠商已不再支援維護,而面臨高度的使用風險。此外,為配合金融主管機關監理有關民國百年序問題,該中心乃在內部審慎考量下,並聽取叡揚資訊公司建議後,決定將舊有的人力資源管理系統重新改版升級,以提供更完善的管理功能。

新彩网份準備及溝通是迅速導入的關鍵

NCCC與叡揚資訊公司合作超過10個年頭,彼此間早已建立良好的默契。此次能在短暫的時間內成功導入新系統上線,並完美銜接與舊系統間之作業,謝經理表示,除了歸功於叡揚資訊團隊能給予完善的協助與配合之外,該中心HR人員在系統導入前,主動要求先閱讀系統功能清單及操作手冊,充分了解產品內容與功能,並主動提供廠商在規劃建置前所需的資料,也縮短彼此溝通上所花費的時間,更大大提昇系統導入的效率。事實證明只要作足事前準備工作,瞭解本身的業務需求並能虛心接受廠商的建議,應是成功的關鍵所在。

謝經理進一步說明,新版人力資源管理系統在規劃導入之初,叡揚資訊公司與該中心都站在系統的需求上思考,並能不厭其煩的溝通,坦然面對解決問題。在建置過程中儘管碰到不少困難,但因技術人員都能提供專業的協助,加上雙方長期的合作經驗及默契,所以能很快的達成共識,進而解決問題。另外,對於高階主管的支持與參與,也是本案的成功要素之一。此可從各項討論與決策進行中,該中心行政管理部劉代理資深協理都會親自參加討論看出端倪,這也是為何系統在導入過程中能更快速有效完成的主要原因。

特別值得一提,該中心在系統正式導入前,其HR人員一再核對舊有系統資料與表單,經再三確認無誤後,才大批移轉到新的系統中。同時,在正式上線前對於同仁的教育訓練工作,NCCC和叡揚資訊團隊也有很好的分工模式,總計在全省共舉辦了七場講習,並在兼顧成本及效果考量,及在不影響業務運行的情況下,採取分批訓練的方式,幫助所有同仁能迅速的上手。其中,對於駐外的台中及高雄辦事處人員,該中心係以派遣自己訓練種子講師的方式,前往各個辦事處對同仁進行教學講習,這樣一來不但能更貼近員工的使用方式,也能更快解決員工的問題。

HR人員自行維運系統 安全控管有保障

事實上,NCCC全部的員工約284人,但HR人員卻僅有4人,在如此精簡的人力下,面對導入新系統時所需克服許多技術及執行上的困難,儘管員工對於新系統的建置都有共識,參與的配合度也非常高,但實際運作上仍面臨新舊資料移轉的一些問題。

謝經理指出,在新舊系統轉換初期,由於新舊系統中的請假流程設定與介面不同,所以在新系統上線時偶爾出現假單未有人處理批示的情形,但這個問題很快的就在叡揚技術團隊協助下完成修改,現在每位主管或員工,都可以在系統中看到自己所任職單位的人員差勤狀況,有效提昇人事管理效率。

另外,NCCC對於資訊安全控管是非常重視的,雖然在系統導入過程中需要來自IT人員的協助,但特別的是,此一人力資源系統的維運上,如遇到簡單的系統障礙問題,是先由其HR人員試行排解,若無法即時解決再轉由叡揚資訊團隊協助處理,如此一來,除可使其HR人員熟悉系統作業,更可以免除人資資料外洩的疑慮,在資訊安全控管上已能做好進一層的保障。

E化流程 完整掌控人資資訊

在新系統的效益方面,現在差勤資訊都可以在電子化流程上完成,每位同仁均可透過網路進行差假、加班申請或查詢,主管們僅需核對資訊就可簽核,所有資訊會自動彙整至人事單位,可免除HR人員無法接收最即時資料的問題。此外,因新系統可彈性調整設定參數,所以當員工在網路上申請調整差假時,系統也會自動計算出差假狀況,讓同仁在差勤的調度上更彈性,同仁也不用再擔心因為人為疏失影響差勤或考績作業。

新系統除了快速呈現企業內部所有的資料及數字外,更可提供完善的統計報表,讓主管可以清楚追蹤並了解量化的績效指標,以妥善規劃人力的運用。此外,新系統未來也將考慮讓人員的差旅作業與費用報支連結處理,簡化同仁於報支差旅作業的時間及程序,提升同仁對於新版人力資源管理系統的認同感。

謝經理說,其實NCCC對於E化作業的追求是相當積極的,從過去配合政府機關規劃有關國民旅遊卡業務,以及高速公路ETC用路系統,在在都能看出同仁對於E化環境的體認,確實有助於企業的業務發展。E化流程不僅在現實作業面可大幅縮短時間,同時,對於生態環保方面,亦能善盡保護地球村的公民責任。企業組織一但熟悉E化作業,更可便捷發展企業組織的流程改造,達成企業變革的終極目的。

新彩网與互動平台為未來重要規劃目標

企業的成長與內部人員品質的提升息息相關,為因應未來人才需求,謝經理表示,除了每年定期舉辦的員工在職教育訓練外,未來也思考如何將e-learning的訓練模式納入人力資源規劃,屆時,同仁可藉由網路平台檢視授課內容,不再只是單純的書面教材使用,並能建立良好的互動交流管道,真正落實內部教育訓練工作。

另外,未來也希望能建立人才庫,強化NCCC在人資管理及人才的需求,尋找最適任的專職人員,讓人員真正發揮專長,並以跨部門的相互連結合作方式,創造成為真正的學習性組織,發揮最大的企業生產力。

重視長遠合作關係 再創企業雙贏

NCCC的組織文化因其有財團法人之光環,常令外界誤解為官方機構,究其實內部作為是相當積極開明的。謝經理表示,此次之所以會繼續選擇叡揚資訊公司作為導入新系統的合作夥伴,除了過去與叡揚資訊團隊合作的愉快經驗外,該公司豐富的系統建置經驗,及所建立的口碑都是有目共睹,且叡揚資訊人員的穩定度與專業度,也成為在評選廠商時關注的重點,所以在雙方都能有共識下,希望能建立長期的合作模式。除此之外,叡揚是國內業界少數會一直為客戶舉辦教育訓練或研討會的廠商,透過這些活動可以讓企業彼此認識交流,是很好的學習機會,這也可以讓叡揚更加了解客戶需求,開發更好的產品行銷全世界。